对工程资料进行审查是工程质量监督员日常监督工作的一项重要内容，主要是依据工程资料是否符合相关标准规定来判定工程是否合格，其重要性可见一斑。但笔者在监督工作中发现，建设、施工、监理等参建单位对工程资料重视不够，有的甚至漠然视之，突出表现在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想，只重视工程建设进度、质量、资金等问题，忽视资料管理工作，待到工程竣工验收时，突击补充档案资料，以应付竣工验收，这种“临时抱佛脚”的思想和工作方式衍生出了一系列问题。
一是工程资料管理制度不健全，难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知管理方面没有统一的规定、编号不系统甚至混乱、规格不一等，给整编工作带来了困难；对资料的保管与移交没有制定专门制度，人员变动时资料交接不严密，造成资料遗失。
二是责任制度不健全，难以保证资料管理责任落实。如建设单位与施工单位签订的合同中对竣工资料的整编责任、内容、深度等要求不明确、不具体；施工单位对资料管理人员的素质、职责等没有明确要求；对于工程资料的整编和管理工作普遍缺乏监督考核机制等。
三是人员素质普遍不高，难以保证工程资料的质量。这里所说的人员既是指资料员也包括工程技术人员。工程资料管理是一项技术与管理融为一体的综合性工作。工程资料管理需要资料员有一定的施工技术知识，然而在现实中，资料员对相关施工技术知识完全是“门外汉”，而施工单位与监理单位的技术人员懂施工技术却不知档案知识，资料员与技术员很少也很难进行沟通、协作，从而影响工程资料质量。
四是过程控制不到位，难以保证工程资料的规范整编。因为是“临时抱佛脚”，工程资料编制无法做到与施工进度同步，资料员在不得已的情况下只能“闭门造车”。还有一种情况，因为资料员的素质不高，对施工工艺操作过程不熟悉，在资料编制过程中，往往该有的项目内容没有填写，而不该有的项目内容却填写了。
上述种种问题直接导致工程档案资料成套性、完整性、真实性得不到保障，从而影响工程竣工验收及日后该工程档案的利用。笔者日常监督工作中常见的资料整编问题主要表现在以下几点：
一是资料不完整。约有90%的工程资料存在不完整的问题。如工程项目竣工后没有工程资料或只有工程主体档案，没有配套的工程档案，地下管线、园林绿化资料等寥寥无几。
二是书写不规范。原始资料的方案往往字迹潦草，会使用不规范的汉字，甚至还有错别字，而且方案修改后不加盖单位公章或没有修改人签字的情况屡见不鲜，给后期竣工资料整编工作带来了极大的困难。
三是内容不真实。资料盖章混乱，单位公章、财务专用章、法人章混用、滥用。代签现象严重，工程技术管理人员不在，就模仿其笔迹进行签字；监理单位的工作人员不愿签字，施工单位迫于应付上级检查就代其签字。日期错误，如2014年的资料会出现2012年的时间，甚至2015年的时间；还有的存在明显的疏漏，根本不写年月日。
四是移交不及时。不能按照规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致竣工资料丢失。在检查中常常见到工程管理人员对工程资料该移交的没有移交，胡乱把质量保证资料和施工技术管理资料“堆放”在一起，给核查带来了困难。
这些问题的形成并长期存在，除了工程建设、施工、监理等相关参建单位要担责任外，工程质量管理机构迫于压力的软弱、妥协也是其中的一个重要原因。这一方面是迫于行政干预或长官干预的压力。因为利益驱动或其他因素，政府官员为房地产开发项目说情，在工程资料不全的情况下，迫使管理部门“变通”，为工程办理竣工验收备案手续。对于一些政府项目，政府往往要求管理部门甚至不用审查资料直接就为工程办理验收备案手续。另一方面是迫于生活的压力。2009年，国家明令取消工程质量监督费，并要求当地政府把该项费用列入财政预算，但至今仍有80%以上的工程质量监督机构自行解决这笔费用。迫于种种压力，工程质量监督机构用检测机构出具的鉴定报告代替工程资料，为建设单位出具一份质量安全的证明，代替“工程质量监督报告”，如此“变通”解决了工程资料不全的问题。而房管部门也会根据这份证明给建设单位发放相关证书。最终，实现了“面面俱到”、皆大欢喜。
综上所述，要解决工程资料管理中存在的一系列问题，政府相关部门必须严格自律、政府管理部门要严格把关、各参建单位应高度重视。建议把“两严”教育活动引入建设领域，严禁政府官员插手建设活动，一切按照法律和规定进行。对于政府管理部门和工程质量管理机构来说，一方面，要加大对工程资料的宣传力度，强化各参建单位对工程资料重要性的认识；另一方面，要加大对工程技术人员档案知识的培训和对资料员工程专业知识的培训力度，培养一批既懂档案又懂技术的工程资料管理骨干，在面对外界种种压力时守住职业底线，严把工程资料审查关，对于工程资料不符合标准规定的工程，坚决不予办理工程竣工验收备案手续。对于施工、监理等参建单位来说，必须从根本上高度重视工程资料管理工作，改变“重建设、轻档案”的思想。在此基础上，要建立和完善以档案管理责任制为核心的工程资料管理办法，明确责任、规范管理；要从工程建设筹划开始即要求资料员参与其中，与工程进度同步进行资料整编，从源头保证资料的质量。（作者系湖北省宜城市建筑工程质量监督站监督员、工程师）
摘自 《中国建设报》 2015.05 沈启胜